全国大中城市教育技术应用专业委员会2013年年会暨2013年全国大中城市教育技术应用评优活动于2013年8月8日-9日在沈阳市成功举办.这是一次由中国教育技术协会大中城市教育技术应用专业委员会主办，沈阳市教育研究院承办，辽宁省东泰教育技术装备制造有限公司协办的以“基于现代教育技术应用，提升教育教学质量的新思路，新支撑，新机制”为主题的集学术性、专业性于一体的盛会。作为协办单位，公司本着“全力支持、全面参与、全程服务、全新展示”的协办宗旨，调动公司方方面面的人力、物力、财力、认真做好筹备、布展、招商、接待等各方面的工作，为本次会议的成功举办做出了应有的努力，受到了会议主办、承办单位及与会者的好评。
一、会议筹备工作的主要情况。
1、领导高度重视，工作要求标准高。
本次会议的筹备工作从7月1日开始到8月9日会议结束，历时40天的时间。7月1日，在公司第十次总经理办公会上，吕东玉总经理亲自部署了会议的筹备工作。吕总对会议的背景，会议的内容、日程安排作了全面的介绍；对成功举办本次会议的意义作了全面深刻的阐述；对公司协办会议产生的社会影响作了预期的描述；对筹备好会议，确保会议取得圆满成功提出了具体的要求。按照吕总的讲话精神，公司随即组成了以吕总为主任的筹备工作委员会，并指定由公司行政总监全面负责此项工作。行政总监当日下午即草拟了筹备工作方案，并召开了相关人员参加的筹备工作动员会议，从“高度重视、认真组织，明确任务、各司其职，保证时间、提高效率，万无一失、失职问责，”等四个方面进行动员和部署。公司吕总的认识程度高、组织动员有力，调动了参与筹备工作人员的积极性，为会议筹备工作的顺利开展奠定了思想意识，组织领导基础。
2、组织工作严密，筹备过程有序。
一方面制订了筹备工作方案，使筹备工作有遵循有章法。方案明确了筹备本次会议的意义目的，设立了以吕总为主任筹备委员会，下设了“会务组、接待组、展会组、论坛组、宣传组、组织组、招商组、考察组（后被取消）等八个小组，组长分别由总监和部门经理担任。方案分解了筹备工作的任务，划分了责任范围，明确了各自的工作内容，工作标准、时间节点、环节衔接、职责权限，并以“一览表”的形式发到主要负责人的手中。同时，依据方案制定出了主要工作的基本流程，使筹备工作环环相扣，节节有序。方案和流程起到了“一表在手，心中有数”的作用。
另一方面，广泛参与，使筹备工作有组织有力量。公司总经理亲自参与筹备工作，先后四次带队去沈阳市教育研究院对接筹备工作，亲自设计会议的内容、日程，场地的布置装饰。尤其是以专家的见解与眼界，独立设计了下一代互联网展示内容方式，使其成为会议的最大亮点。技术总监亲自查询资料，结合公司产品研发的实际及教育未来发展的趋势，从现代技术应用的视角，在馆长论坛上做了题为《创新应用模式服务智慧课堂》的演讲，受到了与会专家及教育工作者的好评。营销总监承担了与研究院方面综合协调的工作任务及产品讲解，会议宣传等多重角色。协调工作仔细周到，宣传讲解画龙点睛，会议宣传及时有力，各项工作尽心尽力，尽职尽责。
公司共有10个部门25人参与筹备工作并在会议期间独立担当工作任务。行政部承担了会务筹备工作；技术部、工程部承担了会议的设备安装、技术保障等工作；企划部承担了各种设计类工作；人力资源部承担了会议资料发放及公司主要领导接待嘉宾的协助工作；财务部承担会议期间的会费收取，资金保管，财务结账等工作；商务部承担了会议招商招展，企业代表接待等工作；客服中心、总经办及营销部门承担了会议材料的分装、会议代表的接待等工作。高层的指导，集体的参与，保证了会议的精心筹备与顺利召开。
3、分工与协作相结合，具体工作扎实有效。
一是由行政部担当的会务筹备工作自始至终有序进行。就公司方面来说，行政部承担的筹备工作任务重，事务杂，时间长。主要工作有：会议预算的制订，用品的购买，各类印刷品的印刷，各类牌示的制作，各类车辆的租用、调动，会议场地的租用，会议代表的接站协调，下一代互联网体验中心、公司产品展示中心的牌匾材料购买及制作，会议嘉宾的宴请等。可以说行政部为本次会议的做出了突出的贡献。
二是由技术部、工程部担当的产品布展及技术保障工作严谨细致。技术部与工程部联手承担了会议开闭幕式、馆长论坛、教师说课比赛的各种设备安装调试工作。同时承担了下一代互联网中心、公司产品展示中心场景的设计、产品的安装等工作，还承担了部分接站工作。在时间紧，人员少，任务重的情况下，部门员工不辞辛苦，夜以继日，出色地完成了各项任务。
三是企划部承担了会议各类设计工作，显示了专业水平。企划部承担了会议开闭幕式背景墙、馆长论坛背景墙，《企业文化样本》、下一代互联网体验中心、公司产品展示中心宣传板的设计任务。会议期间承担了会议场景拍照、公司主要领导活动拍照的工作及会后影像资料收集、整理、归档工作，尤其是在吕总的具体指导下，《企业文化样本》构思设计贴近领导的思路，贴近公司的企业文化，在继承中有创新，在接受中有自我见解，设计出了有文化品位、有专业功底、有创新理念的文化样本，受到了吕总的肯定和同事的好评。
四是人力资源部承担的工作有质量无差错。会议期间，人力资源部主要承担了入会代表材料发放、公司领导公务活动的协调服务多项工作。在材料发放方面，共发放会议材料330多份，无一遗漏，无一差错。特别是在发现个别非与会企业向会议材料袋塞入宣传品后，机智果断、沉着应对、巧妙平静地处理了“小事件”，彰显了大局意识、责任意识。在为领导公务活动、对外交往的服务协调中，周到仔细、有礼有序，受到会议主办承办单位领导的称赞。
五是财务部承担了会议接待工作，善始善终地顺利完成。财务部独立承担了入会代表报到时会费收取、开具收据、资金保管及会后财务对账、结账多项工作。由于工作人员责任心强，业务能力精，圆满地完成了此项工作，受到了会议承办单位领导和现场工作人员的好评。
六是商务部承担了的协调会议招商招展工作圆满完成。商务部协助公司主要领导顺利地开展了招商招展工作，做到了主动联络、热心服务、善始善终，严谨周到，受到了吕总的肯定。
另外，总经办、客服中心、营销中心等部门承担了入会代表的接待、材料的分装等项工作，都较好地完成了工作任务。
二、主要收获及启示
1、展现了东泰人团结协作、勇于担当、素质优良、善打硬仗的企业形象。作为会议的协办单位，从一般的情况出发，会议筹备工作及会议期间的工作应处于“配角”的位置。但是，由于本次会议规格高，入会人员范围广，主办单位人手不足，加上公司主要领导高度重视，严格要求，因此，在实际工作中公司承担了大部分及紧要的工作。各参与部门目标一致，通力合作，只讲多做贡献，不讲分毫价钱；筹备参与工作的所有员工夜以继日，任劳任怨，展现了东泰人特别能吃苦、特别能战斗、特别能宽容、特别能奉献的个人职业素养和企业良好风尚的团队形象。
2、扩大了东泰企业的社会影响力。人文关怀永远是东泰的特色，责任企业永远是东泰的理想。这是东泰企业的管理理念，也是东泰公司的一种追求。通过筹备会议和助力会议的成功举办，使得来自全国各地教育界的领导、专家及教育工作者，愈加感受到了东泰的企业理念，感受到了东泰人的热情友善，感受到了东泰文化的气息。同时，也使企业的友好客户、朋友客户从实际工作中真诚往来中体验到东泰的厚重、东泰的上善、东泰的至诚、东泰的价值。成功的事件必有广泛的影响力、广泛的影响力必然产生深远的穿透力。
3、拓宽了东泰产品的营销渠道，积累了融入“国字号”会议开展高层次营销的经验。营销也是企业的生命通道，对于东泰尤其如此。本次会议从初始的设计到筹备的过程再到成功举办；从内容的确定到形式的选择再到二者的完美结合；从人员的组织到文案的形成再到具体的实施，每一环每一节都凝结着吕总的智慧、心血和员工的辛勤付出。正因为如此，本次会议积累起了东泰融入大型会议，有效开展市场营销的正能量，历练出了通过会展拓宽营销渠道的真本领，收获到了“我为会议服务，会议为我铺路”的成果。
4、巩固了客户单位的紧密联系，深化了相互间的友好情谊。在一定的意义上讲帮助别人的同时也是在帮助自己。通过本次会议，东泰公司加强了与同行业企业的进一步交往。尤其是强化了与客户单位的深情厚谊，传递了东泰人先做真诚的人，再做有益的事的行为原则。让熟知东泰的客户单位信赖东泰，让初识东泰客户单位贴近东泰，让未知东泰的潜在客户向往东泰，力求把情谊经过市场的洗礼转化为营销力。
5、实现了用先进的企业文化武装人、塑造人、鼓舞人、引领人的员工培养路径。本次会议从筹备到召开的期间，东泰的职业素养、专业能力、精神面貌见一斑而窥全豹，展示给了主办、承办单位的领导，展示给了与会代表，也展示给了与东泰人一起工作的人们。形象的形成与树立，绝不是一朝一夕的，是影响的结果，历练的结果，熏染的结果、积累的结果。实践证明，坚持用有特色的企业文化打造员工队伍，提升员工素质是一条成功的经验。
总之，一个多月的会议筹备工作，使每一位参与其中的东泰人都增添了个人的责任感、自豪感，增强了企业的荣誉感、归属感。每一次的大型活动，都是对员工的一次历练，对企业的一次考验。我们有理由相信，东泰公司有魄力做成大事，东泰人有能力做好大事。
（撰稿人：高文毅）
